מילון הודעות שגיאה - מערכת ERP לוגיסטית

פירוש:

אתם מנסים להשתמש בסעיף/חשבון שאינו מיועד לרכישת המוצר/שירות.
לדוגמא: רכישת חומרים מחשבון המיועד לציוד (210).

במידה ובדרישה ישנם מס' פריטים, יש לשים לב לאיזו שורה מתייחסת ההודעה.
לדוגמא, "שורה 2 שגיאה.." מעידה על כך שהבעיה הנ"ל היא רק לגבי הפריט השני.

ניתן לצפות בקטגוריות הרכש והחשבונות המותרים בשאילתת "קטגוריות רכש" במסך הראשי של הקניות (בצידו השמאלי של המסך).

פתרונות מוצעים:

1. וודאו כי בחרתם בקטגוריה המתאימה ביותר לרכישה. במידה וישנה קטגוריה מתאימה יותר, החליפו את הקטגוריה.
2. החליפו את החשבון (בסעיף התקציב) לחשבון המיועד לרכישה מסוג זה.
3. במידה ואין לכם חשבון מתאים לרכישה, יש לפנות לרפרנטית רשות המחקר לבדיקת אפשרות לפתיחת חשבון/פתרון אחר.

פירוש:

בסעיף התקציב בשורה שצוינה אין מספיק יתרות להוצאת ההזמנה.
שימו לב שבסיומת הודעת השגיאה, בשורה השניה, מופיעה היתרה הנוכחית בסעיף התקציב (בדוגמא זו, היתרה התקציבית הינה 1298.09 ש"ח).
 

פתרונות מוצעים:

1. בדקו אם המחירים שבדרישה הם נכונים. וודאו שהמחירים בדרישה הם לפני מע"מ. במידה וגיליתם טעות במחיר/כמות, תקנו אותה.
2. הזרימו לסעיף התקציב את הסכום החסר (בתקציבי מחקר באמצעות רפרנטית רשות המחקר/בתקציבי אוניברסיטה באמצעות התקציבן).
3. החליפו את סעיף התקציב לסעיף אחר בעל יתרה מספקת או הוסיפו סעיף תקציב לכיסוי הסכום החסר.

פירושים אפשריים:

1. ניסיתם להתקדם בביצוע הדרישה מבלי להזין סעיף תקציבי לחיוב (חשבון חיובים)
2. סעיף התקציב אינו פעיל (בתקציבי מחקר לרוב המשמעות שפג תוקף המחקר/שנת המחקר).
3. אין לכם הרשאה לסעיף התקציב בו אתם מנסים להשתמש

פתרונות מוצעים:

1. במידה ולא הוזן סעיף תקציב, הזינו אותו.
2. בדקו אם שנת המחקר של סעיף התקציב עדיין פעילה (תאריך תוקף מחקר).
3. אם יש למשתמש שלכם מספר תחומי אחריות (תחומי רכש שונים המופיעים בכניסתכם למערכת), בדקו אם נכנסתם מתחום האחריות המתאים.
4. במידה ובדקתם/ניסיתם את כל האפשרויות הנ"ל ועדיין ההודעה מופיעה, ככל הנראה אין לכם הרשאה לתקציב המבוקש. להסדרת ההרשאה פנו לאגף המחשוב.

פירוש:

לא ניתן להוציא את ההזמנה לספק שנבחר כיוון שהוא חורג ממגבלות הסכומים שהוגדרו בחוק חובת המכרזים.

עפ"י חוק חובת המכרזים האוניברסיטה רשאית להוציא הזמנות לספק עד סכום מקסימלי מצטבר ב-12 החודשים הקודמים להזמנתך*: 

• 60,000 ש"ח כולל מע"מ בקטגורית הרכש
• 300,000 ש"ח כולל מע"מ מכלל קטגוריות הרכש

*הסכומים הנ"ל מתייחסים לסכימת כלל הזמנות האוניברסיטה (לא רק ליחידה מזמינה ספציפית).
*המגבלות הנ"ל אינן חלות על ספק שזכה במכרז האוניברסיטה בתחום או ספק שקיבל פטור ממכרז להתקשרות.

פתרונות מוצעים:

1. בדקו אם בחרתם את קטגורית הרכש הנכונה ביותר להזמנתכם. במידה והקטגוריה נכונה, לא ניתן לבצע את הרכש מהספק. בדקו את האפשרות להזמין את המוצר/שירות מספק אחר.
2. במידה והרכש עונה על ההגדרה לפטור ממכרז "תשומות השכלה גבוהה" לפי נוהל ההתקשרויות, שקלו את האפשרות להשתמש בו בביצוע הזמנתכם.
3. במידה והרכש מהספק הנבחר הוא הכרחי, הוציאו דרישת רכש מקומי ורכז רכש יבדוק את האפשרויות לביצוע ההזמנה לספק (יתכן שיתחייב לבצע הליך רכש כגון עריכת מכרז או קבלת פטור ממכרז מועדת המכרזים).

החלטתם למחוק את הפריטים מהעגלה ולא מצליחים? 
הזינו את הסכום אפס (0) בשדה הכמות לכל הפריטים ולחצו על הכפתור "קופה" פעמיים.