שאלות נפוצות - מערכת ERP לוגיסטית
המערכת אינה מאפשרת הזנת סכומים שליליים/הנחות.
לכן נזין לכל פריט בהזמנה את המחיר הסופי, לאחר ההנחה.
ספק המוגדר במערכת כ-"ספק שאינו גובה מע"מ" יסומן במערכת בשם האתר.
שם אתר הספק יהיה "ללא מע"מ".
לדוגמא:
במקרים אלה, המערכת לא תוסיף מע"מ על הסכום שצוין בדרישה (בשדה "מחיר יחידה").
במקרים בהם על פי דרישות הקרן המממנת חל איסור על תשלום מע"מ, יש לממן את המע"מ בהזמנה על חשבון תקציב אחר. לפיכך, יש להזין בדרישה שני סעיפי תקציב ולציין את החלוקה היחסית הבאה (באחוזים):
- תקציב למימון הפריט - 84.75%
- תקציב למימון המע"מ - 15.25%
הסבר:
כיוון שאנו לא רואים את שורת המע"מ (מתווספת אוטומטית ע"י המערכת עם אישור הדרישה), אנו קובעים יחס אשר על פיו יבוצע החיוב על שורת הפריט בנפרד ושורת המע"מ בנפרד.
אז נכון שלא פיצלנו באופן ברור בין חיוב הפריט לחיוב המע"מ, אך על ידי קביעת היחס הנ"ל אנו מבטיחים כי סכום המע"מ (ערכו הכספי בש"ח) ייגבה מהתקציב הנוסף. בכך נענה על דרישת הקרן.
דוגמא: לפריט אשר עולה 100 ש"ח ערך המע"מ עומד על 18 ש"ח.
בדרישה נזין:
| סעיף לחיוב | יחס חיוב |
הסכום שיחוייב |
הסכום שיחוייב בגין המע"מ |
סה"כ |
| תקציב לפריט בלבד | 84.75% | 84.75 | 15.255 | 100 |
| תקציב למימון המע"מ | 15.25% | 15.25 | 2.745 | 18 |
| סה"כ | 100% | 100 | 18 | 118 |
כתובת חד פעמית מזינים כאשר האספקה מיועדת להיות מחוץ לאוניברסיטה.
לדוגמא, אספקה לבית החוקר/אוניברסיטה אחרת וכו'.
התשובה הינה בהתאם לסוג ההזמנה:
- הזמנה קטנה/מחירונים/ישירה
- אפשרות 1 - הדרישה עדיין לא אושרה, ככל הנראה הדרישה עדיין בסבב חתימות.
- אפשרות 2 - ההזמנה לא אושרה ע"י המערכת. מדובר בתקלה.
דווחו על כך לאחראית המערכת בדוא"ל לכתובת yaelw@tauex.tau.ac.il
- הזמנת רכש מקומי/חו"ל/המשרד לעיצוב גרפי/בית הדפוס
בהזמנות מהסוג הנ"ל תדפיס ההזמנה שונה מתדפיס הזמנות קטנות/מחירונים/ישירות והוא בפורמט PDF. לצפייה בטופס ההזמנה לספק יש להיכנס לתדפיס ההזמנה הפנימי (נמצא בעמודה השמאלית בלשונית "דרישות רכש").
ניתן להזמין יותר ממוצר אחד באותה הזמנה, בתנאי שמזמינים מאותו ספק.
מיד לאחר הוספת הפריטים לעגלת הקניות ובכל שלב מאוחר יותר ניתן לעצור ולשמור את הדרישה כטיוטה להמשך בשלב מאוחר יותר.
במקרה זה הדרישה תישמר ברשימת הדרישות בסטטוס "לא הושלם".
כדי לצפות בדרישות שנוצרו ע"י משתמשים אחרים יש לסמן "דרישות קבוצתי" בשדה "הצג" בעת ביצוע חיפוש בלשונית "דרישות רכש" :
שימו לב, ניתן לעדכן דרישה שנוצרה ע"י משתמש אחר ונדחתה/הוחזרה.
לא ניתן לעדכן או לבטל הזמנה שיצר משתמש אחר (רק המשתמש שיצר את ההזמנה יכול לבצע את השינוי).
ניתן לבצע עדכונים בהזמנה לאחר שאושרה ובתנאי שלא הוזנה חשבונית בגינה ושהמחקר בתוקף (במידה והתקציב המממן הוא תקציב מחקר).
עדכונים בהזמנות שבוצעו עצמאית ע"י המזמין (הזמנות קטנות/מחירונים/ישירות)
לאחר אישור ההזמנה ניתן לבצע עדכון לכמות ולמחיר היחידה בלבד*:
- הפחתה בכמות או הוזלה במחיר - ללא הגבלה.
- הגדלת הכמות או ייקור המחיר - עד 20% יותר מהכמות/מחיר בהזמנה המקורית
העדכון יבוצע ע"י המשתמש מכין הדרישה בלבד.
*בהזמנות מחירונים, בהן מחיר היחידה הוא קבוע ומוגדר מראש, ניתן לעדכן כמויות בלבד.
עדכונים בהזמנות רכש מקומי/חו"ל
לאחר אישור ההזמנה ניתן לבצע עדכונים שונים. העדכון יבוצע ע"י רכז הרכש שיצר את ההזמנה על בסיס בקשה של המזמין. יתכן ולשם העדכון המזמין יתבקש להוציא דרישה משלימה או לעדכן את הדרישה המקורית.
לצערנו התשובה היא שלילית. לא ניתן להחליף חנות לדרישה קיימת.
החלפת סוג הזמנה מחייב הכנת דרישה חדשה.
לא ניתן להוסיף נספחים להזמנה קטנה/ישירה לאחר שאושרה. לכן חשוב להקפיד על צירוף הנספחים הרלבנטים במהלך הכנת הדרישה.
פספסתם הפעם? לא נורא, נא הקפידו להבא!
