בקרת הזמנות קטנות וישירות
בהתאם להוראת העבודה מנהל הרכש המקומי מבצע בקרה חודשית על כל הרכישות הישירות והקטנות שבוצעו בחודש החולף ע"י מורשי החתימה ביחידות.
מטרות הבקרה:
- לוודא עמידה בנהלי הרכש
- להתרשם מסוגי המוצרים והשירותים הנרכשים באופן ישיר במטרה לאתר תחומים חדשים בהם ניתן לנצל את כוח הקנייה של האוניברסיטה.
כל חודש מופק דו"ח נתונים ממערכת ה-ERP . הדו"ח נבדק ע"י רכזי הרכש (כל רכז מבצע בקרה להזמנות מתחומי הרכש שבאחריותו).
בהתאם לממצאי הבקרה, נשלחים מכתבי התראה והכוונה ליחידות לעבוד לפי הנהלים.
עיקרי הנושאים לבדיקה:
- פיצול הזמנות
- רכישות ציוד שחל איסור לרכישתו בהזמנות אלו
- רכישות פריטים שקיימים במחסן או בחנות המחירונים
- מחירי סבירים למוצרים/ שירותים שהוזמנו
- צירוף כל המסמכים הנדרשים בהתאם לנהלים (כולל מס' הצעות מחיר)
- סיווג נכון של ההזמנה בהתאם להתקשרות
