בקרת הזמנות בדיעבד

בהתאם לחוק חובת המכרזים ונהלי האוניברסיטה נדרש קודם להוציא הזמנה לספק ורק לאחר מכן הספק רשאי לספק את הטובין או את השירות.

לפיכך חל איסור מוחלט להפעיל ספק בטרם הוא קיבל לידיו הזמנה רשמית של האוניברסיטה.

גם במקרים בהם הקף ההתקשרות אינו סופי, נדרש תחילה להוציא הזמנה עפ"י כמות משוערת והחיוב יהיה בהתאם לכמות בפועל.

לצורך כך יבוצע עדכון להגדלת ההזמנה או שהחיוב יבוצע בסכום נמוך מערך ההזמנה המקורית.

במקרים חריגים בלבד בהם אין יכולת להוציא מראש הזמנה לוגיסטית, יש לפנות לגורם המוסמך לקבלת אישור חריג, בהתאם לנוהל ההתקשרויות, סעיף 5.2.2.4. 

דורשים שיחרגו מהוראות אלה יקבלו התראה בפעם הראשונה ובפעם שנייה יוטל עליהם קנס בהתאם להוראת עבודה.