החזרת יתרות שריון
יתרת שריון תתכן במידה והכמות שהוזמנה לא סופקה/שולמה כלל או סופקה/שולמה חלקית.
במידה והיתרה שלא סופקה אינה נדרשת עד ניתן לסגור את ההזמנה בתאום עם הספק ולשחרר את יתרת השריון בחזרה לסעיף התקציבי.
אופן הטיפול בשחרור השריון הינו בהתאם לסוג ההזמנה:
1. הזמנות המבוצעות ע"י הדורש ונשלחות ישירות לספק - שחרור השריון יבוצע ע"י הדורש
- הזמנה קטנה
- הזמנת הסכמי מחירונים
- הזמנת ציוד משרדי
- הזמנת הסעות
- הזמנה ישירה
אופן שחרור השריון:
- במידה ומעוניינים לשחרר את השריון בהזמנה שכלל לא סופקה ולא תסופק – על הדורש להודיע לספק על ביטול ההזמנה ולבטלה במערכת (ראה מדריך לביטול הזמנה קטנה).
- במידה והתקבלה ושולמה כמות חלקית - על הדורש לוודא שהספק לא יספק את יתרת הכמות ולעדכן את ההזמנה – יש להקטין את הכמות בהזמנה לכמות שסופקה/שולמה (ראה מדריך לסגירת יתרות שריון בהזמנות רכש).
יתרת שריון להזמנה קטנה אמורה להסגר לאחר הזנת החשבונית הראשונה (ע"י צוות מדור ספקים).
2. הזמנות רכש מקומי - שחרור השריון יבוצע ע"י רכז הרכש מכין ההזמנה
הטיפול בקליטת החשבוניות להזמנות מסוג זה מתבצע ע"י : הנהלת חשבונות – רכש מקומי
אופן שחרור השריון:
- על מנת לשחרר את שריון ההזמנה יש לפנות באמצעות הדוא"ל לרכז הרכש מכין ההזמנה בבקשה לסגירה סופית של ההזמנה ושחרור השריון.
בפנייה לרכז על הדורש לציין:
- לביטול הזמנה – "נא לבטל הזמנה מס' XXX, ביטול ההזמנה תואם עם הספק".
- לביטול פריט (שורה בהזמנה) – "הפריט בשורה Y לא סופק. ביטול הפריט תואם עם הספק".
- להקטנת כמות פריט שהוזמן – " הפריט בשורה Y סופק בכמות Z. יתרת הכמות לא תסופק. הכמות שסופקה שולמה ואין חשבוניות פתוחות".
