הסבר תהליך המכרז
כל התקשרות של האוניברסיטה מעל 100,000 ש"ח מחייבת ביצוע הליך מכרזי.
מכרזי מחלקת רכש מקומי מבוצעים ע"י צוות המכרזים בלווי הקניינים ובפיקוח ועדת המכרזים.
התהליך הינו ארוך יחסית (3-5 חודשים) והוא רב-שלבי.
שלבי המכרז
השלבים המודגשים הינם שלבים בהם מעורבים הדורשים:
1. בדיקה ראשונית
- בקשה לעריכת המכרז
- פגישה בין יוזם הדרישה לבין הקניין ומנהל רכש מקומי
- איסוף נתונים ולימוד השוק
2. הכנת מסמכי המכרז
- הגדרת מפרט טכני
- הגדרת תנאי סף למכרז
- הגדרת אופן בחירת הזוכה
- גיבוש טיוטת המכרז
- דיון כלכלי
- דיון בלשכה המשפטית
- הצגת המכרז בועדת המכרזים וקבלת אישור יציאה למכרז
- תיקון מסמכי המכרז בהתאם להערות ועדת המכרזים
- אישור מסמכי המכרז ע"י ועדת המכרזים
3. פרסום המכרז והבהרות למכרז
- פרסום המכרז באתר המכרזים
- פרסום מודעות בעיתונות
- ריכוז שאלות הבהרה
- ניסוח מענה לשאלות הבהרה
- הגשת נוסח המענה לאישור ועדת המכרזים למסמך הבהרות
- פרסום מענה באתר המכרזים
4. פתיחת מעטפות והחלטת ועדת המכרזים
- פתיחת מעטפות המציעים בוועדת פתיחה וכתיבת פרוטוקול פתיחה
- הצגת ממצאי הפתיחה בועדת המכרזים
- השלמת מסמכים
- פתיחת ההצעות הכספיות בועדת המכרזים
- הכנת טבלת השוואה
- הצגת ממצאים סופיים בועדת המכרזים וקבלת החלטה על הספק הזוכה
5. הודעות למציעים והתקשרות עם המציע הזוכה
- הכנת והפצת הודעות למציעים
- חתימה על ההסכם עם המציע הזוכה
- הוצאת הזמנה לספק הזוכה
