הזמנה בדיעבד מהי?

הגדרת "הזמנה בדיעבד" – הפעלת ספק לקבלת טובין/ שירות לפני שקיימת הזמנה מאושרת וחתומה ע"י הגורם המוסמך לכך.

במצב זה, הזמנה במערכת ERP  נפתחת לאחר קבלת השירות או טובין.

חל איסור מוחלט לבצע הזמנה בדיעבד היות והדבר מנוגד לכללי מנהל תקין ולהוראת האוניברסיטה בעניין זה.

התראת סמנכ"ל הכספים:

שימוש בהזמנות בדיעבד לרכישת טובין/שירותים (המכונות הזמנות כיסוי), דהיינו הכנת הזמנה רטרואקטיבית לאחר שהציוד נרכש או שהשירות ניתן, מנוגד לסדרי מנהל תקינים ומרוקן מתוכן את עצם הבקשה.

במקרים אלה עומדות בפני מאשר הבקשה שתי אפשרויות: לאשר את הבקשה כחותמת גומי, או לא לאשר אותה מאחר שבשלב זה אין לו כל אפשרות להפנות את הבקשה לספק מועדף, להעיר לגבי כשרותו של הספק שנבחר, המחיר, תנאי התשלום, תנאי אחריות, מחויבות לשירות וכו'.

הזמנה בדיעבד משמעה שהופעל ספק ע"י גורם שאין לו זכויות חתימה בשם האוניברסיטה, ללא אישור הגורמים המוסמכים.

חשוב להדגיש כי התחייבות של גורם לא מוסמך הינה בניגוד לכללי מנהל תקין ולנוהלי האוניברסיטה. עניין זה מקבל משנה תוקף תחת חוק חובת המכרזים היות ועלול להיווצר מצב בו האוניברסיטה לא תוכל לשלם לספק כיוון שצעד זה יוביל לביצוע עבירה על החוק.

בעתיד ובהתאם להחלטת הנהלת האוניברסיטה, הזמנה בדיעבד תגרור קנס בגובה 20% מערך ההזמנה אשר יחויב מתקציבך. בנוסף, תנאי התשלום לספק יוארכו ויעמדו על "שוטף+90".

על מנת להבטיח טיפול מלא בדרישת הרכש יש להעבירה למדור המטפל לפחות שבועיים מהמועד הרצוי להוצאת ההזמנה לספק. במקרים בהם עדיין לא ידועות העלויות הסופיות (כמות משתתפים/תיקונים), יש להוציא דרישה בהתבסס על העלות המשוערת. התשלום בגין ההזמנה
יבוצע בהתאם לעלות הסופית.

בכל מקרה דחוף, ניתן לפנות לנציגי יחידת הספקה לפי הליך רכישות דחופות, כמפורט בנוהל ההתקשרויות 01-005א', ולקבל מענה תקין ובהתאם לנהלים.

אבקש לפעול בהתאם,

בברכה,

נרי אזוגי

סמנכ"ל כספים