יתרות שריון בהזמנות רכש

הזמנת רכש חו"ל מורכבת משני רכיבים עיקריים:

1. הפריטים המוזמנים
2. שריון עבור הוצאות נלוות להזמנה, כגון הובלה, שחרור מהמכס, עמלת בנק ועוד (העמסות יבוא)

יתרת שריון בהזמנה תתכן במידה והכמות שהוזמנה לא סופקה או סופקה/שולמה חלקית.
במידה והיתרה שלא סופקה אינה נדרשת עוד ניתן לסגור את ההזמנה בתאום עם הספק ולשחרר את יתרת השריון בחזרה לסעיף התקציבי.

שחרור שריון לפריטים המוזמנים (סעיף 1)

היוזמה לסגירת שריונים בהזמנה הינה באחריותו של בעל התקציב/יחידה מזמינה. 
על מנת לשחרר את שריון ההזמנה יש לפנות באמצעות הדוא"ל לרכז הרכש מכין ההזמנה בבקשה לסגירה סופית של ההזמנה ושחרור השריון.
בפנייה לרכז על הדורש לציין:

• ביטול הזמנה – "נא לבטל הזמנה מס' XXX, ביטול ההזמנה תואם עם הספק".
• ביטול פריט (שורה בהזמנה) – "הפריט בשורה Y  לא סופק. ביטול הפריט תואם עם הספק".
• שינוי כמות פריט שהוזמן – "הפריט בשורה Y סופק בכמות Z. יתרת הכמות לא תסופק".

שחרור שריון בגין הוצאות נלוות: העמסות יבוא (סעיף 2)

בזמן הקמת דרישה לרכש חו"ל, מערכת ה- ERP משריינת העמסות יבוא באופן אוטומטי כנגזרת של סכום ההזמנה. שריון העמסות היבוא מיועד לכיסוי כל ההוצאות הנלוות: הובלה, ביטוח, הוצאות שחרור ממכס, מע"מ, מכס, עמלת בנק וכו'. גובה סכומי העמסות היבוא נקבע בבדיקה סטטיסטית ששקללה חיובים בפועל שבוצעו בהזמנות העבר. התקציב יחוייב אך ורק על פי התשלומים שבוצעו בפועל עבור נותני השירותים השונים. במידה וההוצאות הנלוות להזמנה תהיינה גבוהות מהערך הכספי ששוריין מראש בהזמנה, התקציב יחוייב בהתאם.

באחריות המזמינים, לאשר לרכזי הרכש בכתב בהקדם האפשרי, את קבלת ההזמנה במלואה ואת תקינות הטובין, על מנת לסגור סופית את ההזמנה וכך עודפי יתרות השריון יוחזרו לתקציבם במהרה.

רק לאחר ביצוע התשלומים לכלל הספקים המעורבים ביבוא ניתן לסגור את שורת העמסות היבוא בהזמנה ולשחרר את השריון העודף, במידה וקיים.
יתרות אלה בלבד משוחררות ע"י רכז הרכש המטפל בהזמנה וביוזמתו.