מהלך הספירה

מהלך הספירה

1. כחודש לפני הספירה נשלח מכתב מקדים ליחידה הנספרת בליווי דו"ח מפורט של הפריטים לספירה ונתונים נוספים.
2. אחראי האינוונטר ביחידה יבצע את ספירת המצאי בהתאם למועד שנקבע בלו"ז הספירות.
3. נציג מדור האינוונטר יסייע וילווה את אחראי האינוונטר ביחידה.
4. תתואם פגישה מקדימה בין הסופר לנציג האינוונטר ביחידה לרענון השימוש במסופון.
5. נציג מדור האינוונטר ילווה את היחידה ביום הראשון לספירת המצאי.
6. ספירת מצאי ביחידות קטנות (מתחת ל-150 פריטים ביחידה) תבוצע ע"י נציג מדור האינוונטר בתיאום עם היחידה. ​
7. הספירה מבוצעת באמצעות מסופון המוטען לפני כל ספירה בכל פריטי האינוונטר הקיימים ביחידה נכון ליום הספירה. המסופון מזהה פריטים שאינם לספירה או שאינם ביחידה. כמו-כן מזהה המסופון את הפריט לפי מספר סריאלי, מיקום וכדומה. באמצעות המסופון ניתן לקבל מידע בזמן אמת על: חוסרים ביחידה, בניין, חדר וכדומה.
8. נתוני הספירה נפרקים מעת לעת מהמסופון למחשב, הפריטים שנספרו במסופון מתעדכנים במערכת ה-ERP. באחריות היחידה הנספרת להעביר את המסופון לפריקה. הפריקה תגרום להוצאת מדבקות בהתאם לנתונים המעודכנים. 
9.  מדור אינוונטר יפיק ליחידה דו"חות מעודכנים.
10.  בסיום הספירה יוחזר המסופון למדור אינוונטר. המדור יוציא הודעה על סיום ספירת מצאי אליו יצורף דו"ח נתונים לפריטים שעדיין לא נמצאו.
11. היחידהתעביר אל מדור אינוונטר את דו"חות חוסר לפריטים שלא נמצאו, בהתאם למועד שנקבע בהודעה על סיום הספירה. לפריטים שערכם מעל 50,000 ₪ יצורף בנוסף מכתב המסביר את נסיבות החוסר. 
12. צוות האינוונטר יבדוק כל דו"ח. בסיום ההליך יופק דו"ח מסכם סופי, המציין את כמות הפריטים לספירה והחסרים שנתגלו. דו"ח זה יועבר לטיפול בוועדת האובדנים. ועדת האובדנים תחליט איך לפעול במקרה של כל אובדן ביחידה. הודעה על החלטת ועדת אובדנים תועבר ליחידה.

לתשומת לבכם, במהלך הספירה אין לעדכן פריטים לספירה במערכת הלוגיסטית, אלא רק באמצעות המסופון.