ניהול האינוונטר ביחידות האוניברסיטה
בהתאם להוראות ולנהלי האוניברסיטה, באחריות היחידה לנהל ולעקוב אחר ציוד המצאי שברשותה. כל יחידה ממנה אחראי אינוונטר האחראי על ניהול המצאי ביחידה העובד בתיאום עם מדור המצאי. האחריות על הציוד האוניברסיטאי חלה על כל עובדי היחידה.
באחריות אחראי אינוונטר:
1. לסמן ציוד חדש שהגיע ליחידה.
המערכת הלוגיסטית שולחת הודעה על פתיחת הפריט. מדור אינוונטר שולח בדואר לאחראי האינוונטר ביחידה את תווית הסימון לפריט. אחראי האינוונטר מעדכן את הנתונים החסרים במערכת ומדביק את תווית הזיהוי על הפריט (העברה מסטאטוס 4 ל- 9).
2. לדווח על ציוד שלא נרכש באמצעות המערכת הלוגיסטית (השאלות ממוסדות אחרים, קבלת ציוד מחברת "רמות", מכונות מושכרות ליחידות ותרומות מגורמים שונים). כל דיווח למדור אינוונטר נעשה באמצעות טופס פתיחת פריט אינוונטר, יצירת אומנות תיפתח באמצעות טופס לפתיחת פריט אומנות.
3. במקרים של שינויים במיקום הפריט ביחידה או מחוצה לה יש לעדכן את המערכת ולמלא את הטפסים המתאימים:
- הוצאת הפריט לתיקון יש לדווח בהערה במסך השלמת יחידה ולצרף מסמך כנספח לפריט.
- העברה מיחידה ליחידה - יחידה המעבירה ציוד ליחידה אחרת תבצע העברה במערכת ERP . היחידה המקבלת תאשר ביצוע ב "הודעות תזרים תהליכים" ותעדכן מיקום הציוד במערכת. כולל החזרת ציוד למחסן האינוונטר – יחידה 4933. העברה בין יחידות
- השאלת טובין מחוץ לאוניברסיטה יש לפעול לפי נוהל 07-008.
- השאלה לחבר סגל יש למלא כתב התחייבות למחשב /ציוד היקפי.
- השאלה לסטודנט יש למלא כתב התחייבות לסטודנט.
- השאלת טובין שאינו מחשב או ציוד הקפי.
- השאלה למוסד אחר יש למלא הסכם השאלה.
- החזרת פריט שהיה מחוץ לאוניברסיטה ליחידה - העברה מסטאטוס 11 ל- 9.
4. למכור ולפנות ציוד מצאי.
בעת הגשת בקשה למכירת פריט מצאי יש לשמור על כללי הבטיחות ולפעול בהתאם לנהלים הבאים:
- עבור ציוד שהיו בו חומרים מסוכנים יש לקבל את אישור יחידת הבטיחות
- יש למלא טופס פינוי ציוד כבד ולא שמיש עבור ציוד מסוג זה
- יש למלא טופס פינוי ציוד שאינו כבד ואינו שמיש עבור ציוד מסוג זה
- בעת פינוי פריט מצאי מהאוניברסיטה יש לפעול לפי נוהל פינוי
- העברת ציוד למחסן המכירות - אחראי האינוונטר ביחידה יעביר את רשימת הפריטים לפינוי/ מכירה אל מדור מצאי/ אינוונטר לבקרה ובדיקה אל דוא"ל. אישור על ביצוע מכירה/ פינוי הציוד יועבר לאחראי האינוונטר ביחידה אשר יתאם את מועד העברת הציוד אל מחסן המכירות. יש לבצע הוצאה במערכת ביום קבלת הציוד במחסן (סוג הוצאה- 02) אל מחסן האינוונטר (4933 - לא שמיש, 4944 - שמיש).
אין לזרוק פריט מצאי/ אינוונטר גם אם הוא שבור, ישן או לא תקין.
כדי לפנות ציוד ישן שאינו פריט מצאי יש לפעול בהתאם להוראת האוניברסיטה 07-203.
5. לפעול בהתאם לסעיפים 10 ו/או 11 בהוראת אוניברסיטה במקרה של ייצור או פירוק פריט אינוונטר.
6. להודיע למדור אינוונטר על הסיבה לגריעת הפריט ולפועל בהתאם להוראות בנושא.
7. לבצע ספירות מצאי אחת ל-4 שנים לצורך בקרה על פריטים ביחידות האוניברסיטה. יש להודיע לעובדי היחידה ולחברי הסגל על מועד תחילת וסיום ספירת המצאי. במקרה של אובדנים יש למלא הודעה בטיפול בחוסר או נזק ולהעביר אותה אל מדור אינוונטר.
מכתבים לדוגמא:
8. להתכונן לביקורות מטעם רשויות שונות: מבקר המדינה, מבקר האוניברסיטה, מכס, משרדי ממשלה רו"ח וגורמים אחרים.
9. לתמוך ולהדריך את חברי הסגל האקדמי והמנהלי בנושאי מצאי.
