ניהול האינוונטר ביחידות האוניברסיטה
כל יחידה באוניברסיטה ממנה אחראי אינוונטר לניהול ומעקב על ציוד המצאי שלה.
באחראיותו:
1. בקרה על ציוד הנרכש בארץ ובחו"ל באמצעות המערכת הלוגיסטית
2. דיווח על ציוד שלא נרכש באמצאות המערכת הלוגיסטית (השאלות ממוסדות אחרים, קבלת ציוד מחברת "רמות", מכונות מושכרות ליחידות ותרומות מגורמים שונים). דיווח למדור אינוונטר נעשה באמצעות טופס פתיחת פריט אינוונטר.
3. סימון ציוד חדש.
לקבל הודעה על פתיחת פריט לעדכון פריטים במערכת .
לעדכן במערכת ולהדביק את תווית הזיהוי.
לעדכן במערכת שינוי והעברת ציוד ממקום למקום.
בהוצאת הפריט לתיקון – לדווח בהערה במסך השלמת יחידה ולצרף מסמך כנספח לפריט.
3. סימון הציוד ועדכון במערכת. בקרה, תיעוד ומעקב אחר הפריטים
באחריות אחראי האינוונטר ביחידה:
- לקבל הודעה על פתיחת פריט לעדכון פריטים במערכת .
- לעדכן במערכת ולהדביק את תווית הזיהוי.
- לעדכן במערכת שינוי והעברת ציוד ממקום למקום.
- בהוצאת הפריט לתיקון – לדווח בהערה במסך השלמת יחידה ולצרף מסמך כנספח לפריט.
4. השלמת יחידה
א.רישום עדכון לציוד המתקבל ביחידה - העברה מסטאטוס 4 ולסטאטוס 9
ב.החזרת טובין שהושאל אל מחוץ לשטח האוניברסיטה ומוחזר אל היחידה.
חבר הסגל ידווח לאחראי האינוונטר ביחידה על החזרת הציוד המושאל ועל מיקומו החדש ביחידה העברה מסטאטוס 11 לסטאטוס ל 9.
5. מעקב אחר תנועות הפריט ביחידה ומחוצה לה:
- השאלת טובין מחוץ לאוניברסיטה - נוהל 07-008.
- השאלת טובין שאינו מחשב לחבר סגל/סטודנט.
- השאלה לחבר סגל- מילוי כתב התחייבות למחשב /ציוד היקפי.
- השאלה לסטודנט- מילוי כתב התחייבות למחשב /ציוד היקפי
- הסכם השאלה למוסד אחר
6. אחריות עובדי היחידה
עובד יחידה אחראי לציוד האוניברסיטה ועליו לפעול בהתאם להוראת האוניברסיטה 07-203.
7. אובדנים, חוסר ונזק
חבר סגל שציודו נגנב באוניברסיטה, או מחוצה לה, ידווח לראש היחידה ולאחראי האינוונטר על האובדן בתוך 24 שעות. במידה שהאירוע בקמפוס הינו פלילי, יפנה הגורם המוסמך ביחידה וידווח למדור ביטחון ולמשטרה. הוראה-07-010.
8. איתור ציוד שמיש, לא שמיש
חוקרים וסטודנטים המחפשים ציוד, או חלקים לשימוש אקדמי, יפנו לאחראי האינוונטר ביחידה, או אל מדור אינוונטר, לאיתור הציוד המבוקש במערכת המצאי, בכל יחידות האוניברסיטה.
9. בטיחות
יש לשמור על כללי בטיחות בעת הגשת בקשה למכירת פריט מצאי:
- ציוד שהיו בו חומרים מסוכנים יש לקבל את אישור יחידת הבטיחות.
- טופס פינוי ציוד כבד ולא שמיש
- טופס פינוי ציוד שאינו כבד אינו שמיש
- יש לשמור על כללי בטיחות בפינוי פריט מצאי בעת ביצוע פינוי ציוד מהאוניברסיטה- נוהל פינוי
10. ביצוע: ספירת מצאי, בקשה למכירת ציוד, הודעה על אובדנים ובקשה לגריעת פריט
11. ביקורות
מטעם רשויות שונות: מבקר המדינה, מבקר האוניברסיטה, מכס, משרדי ממשלה רו"ח וגורמים אחרים - הכנה ותיאום לקראת הביקורת.
12. בנייה, יצור עצמי של מכשיר ביחידה
מחלקים שונים שנרכשו ליצירתו כשעלותו הכוללת היא החל מ-10,000 ש"ח כולל מע"מ, ידווח לאחראי האינוונטר שימלא טופס פתיחת פריט אינוונטר
13. פירוק פריט אינוונטר ביחידה
יש לפעול בהתאם להוראת האוניברסיטה 07-203 (סעיף 11)
14. הוראות האוניברסיטה בנושאי אינוונטר לשימוש חברי הסגל ואחראי האינוונטר:
- 07-203- ציוד מצאי
- 07-008 –הוצאת טובין משטח האוניברסיטה
- 07-010- אחריות לטובין של האוניברסיטה
- 01-005-א'-התקשרויות-מכירת ע"מ 75-83
- 07-011- בקשה למסירת ציוד כתרומה למוסד מורשה
15. מכירת ציוד שמיש או ציוד לא שמיש לפי בקשת יחידות האוניברסיטה:
- טופס בקשה למכירת טובין
- טופס בקשה לפינוי פריט כבד ולא שמיש
- טופס בקשה לפינוי פריט שאינו כבד ואינו שמיש
- מכירת מחשב לחבר סגל מתקציבי מחקר
- מכירת מחשב בזקיפת מס
16. מצאי מושאל מחוץ לאוניברסיטה:
כניסה אל המשאבים שלי לצפיה בפריטים .
17. ספירות מצאי -בקרת פריטים ביחידות האוניברסיטה אחת ל-4 שנים-
מכתב לדוגמא - הודעה על התחלת ספירת מצאי
מכתב לדוגמא - הודעה על סיום ספירת מצאי
מכתב לדוגמא - הודעה על החלטת ועדת אובדנים
ספירות מדגמיות בהתאם לדרישות הנהלת האוניברסיטה.
18. סיום חיי פריט - גריעת פריט במערכת
אחראי האינוונטר יודיע למדור אינוונטר על הצורך והסיבה לגריעה ויפעל בהתאם להוראות בנושא.
19. תמיכה והדרכת חברי הסגל האקדמי והמנהלי בנושאי מצאי
